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ZePlanner – Manual de Utilizador

Aprenda tudo sobre o ZePlanner um software que lhe permite fazer e gerir escalas de trabalho complexas, inclusive horários por turnos.

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1. Introdução

A eficiência é, sem dúvida, uma das características vitais da gestão de negócios na atualidade.
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2. A ideia que serviu de base ao software ZePlanner

Existem muitos tipos de software que lidam com gestão de pessoal, assim como com gestão de tarefas. Contudo, o ZePlanner workforce management software destaca-se entre os outros programas similares. O que torna o ZePlanner especial? A diferença principal em relação a outros softwares é o horário, o centro do ZePlanner. O horário proporciona toda a informação necessárianuma […]
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3. Informação Técnica

Sistema ZePlanner – Staff Scheduling Software trabalha com os seguintes sistemas operativos: Windows Vista, Windows XP, Windows 2000, Windows 98 assim como SuSE Linux 10.2 e anteriores, Ubuntu, Fedora Está a ser planeada a disponibilização do software em mais sistemas operativos. Bases de Dados A versão standard trabalha com as seguintes bases de dados: Microsoft Access, […]
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4. Instalação

Para instalar o ZePlanner – Staff Scheduling Software necessita de aproximadamente 15 MB livres de espaço no disco. Inicie o processo de instalação com um duplo clique no ficheiro zeplanner_setup.exe. Selecione a diretoria onde pretende que o programa seja instalado. Inicie a instalação ao clicar no botão Instalar. O sistema de gestão de pessoal ZePlanner está equipado com […]
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5. Conta de administrador

De forma a assegurar a segurança e traçabilidade dos seus dados, todos os processos estão ligados ao respectivo utilizador através do login no software de gestão de pessoal ZePlanner. Como resultado, é sempre possível fazer o acompanhamento dos processos. Ao abrir o  ZePlanner, aparece em primeiro lugar a janela de Login. Escreva “admin” no Nome de […]
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6. Adicionar um utilizador

Para adicionar um novo utilizador, vá a «Configuração» –> Utilizadores. Clique com o botão direito do rato na janela Utilizadores e selecione a opção «Adicionar novo utilizador». Introduza um nome de utilizador. Selecione o Utilizador na caixa «Tipo utilizador», preencha e assegure-se de que a caixa de verificação «Este utilizador está ativo» está marcada. Tipos […]
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7. Introduzir dados

Introduzir os dados da empresa Vá a Configuração –> Dados da empresa e insira a informação necessária sobre a empresa. Estes dados vão aparecer nas suas ordens. Configurações de E-Mail É possível enviar E-mails e SMS através do ZePlanner – Staff Scheduling Software. Para utilizar esta funcionalidade, terá de introduzir um SMTP server. Não é necessário […]
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8. Trabalhar com o ZePlanner

Imprimir É possível imprimir todos os documentos e vistas do ZePlanner. Clique no botão Imprimir para abrir a janela onde pode escolher a impressora e as definições da impressora. Alternativamente, pode imprimir as informações e outros documentos em Ficheiro  –> Imprimir ou utilizando o atalho com o teclado com Ctrl+P. Pode-se também escolher a opção Imprimir nos menús […]
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9. Unidade monetária

É possível escolher a unidade monetária que pretende que seja usada pelo ZePlanner de forma a mostrar o custo das ordens. Existem várias moedas pré-instaladas, mas pode adicionar moedas diferentes em Configuração –> »Moedas. Para escolher uma moeda, é preciso que esteja ativada. Clique com o botão direito do rato na unidade monetária que deseja ativar. […]
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10. Administração de grupos

Criar grupos O ZePlanner é um software de gestão de pessoal adequado a qualquer tipo de empresa. Uma vez que cada empresa está estruturada de forma diferente, o ZePlanner possui uma função integrada de gestão de grupos. Esta funcionalidade permite classificar os seus colaboradores de acordo com a estrutura da sua própria empresa. Para criar um grupo, vá […]
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11. Feriados

Aceda a Configuração –> Feriados para selecionar quais os feriados que devem ser tidos em conta na organização do horário. Pode adaptar as configurações de acordo com as suas preferências e de acordo com os requisitos regionais. Por defeito, na versão em Português estão os feriados de Portugal. Com o botão direito do rato clique para abrir […]
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12. Configurações do utilizador

Aceda ao menú Configuração –> Configurações do utilizador para alterar as suas definições. As Configurações do utilizador incluem o seguinte: Horário Cabeçalhos do Horário Cores Fontes Bandeja Tabela de Ordens Ordem das colunas Horário Apaga a entrada após arrastar Esta função determina o quer acontece após arrastar uma entrada do horário na bandeja ou na tabela de […]
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13. Ordens

Nova ordem Para introduzir uma nova ordem, vá a Ordens –> Nova ordem ou pressione a tecla F2. Texto mostrado O texto introduzido aqui será exibido no horário e na tabela de ordens. Será aconselhável escolher um texto curto e conciso para facilitar a coordenação entre colegas mais fácil.  Caso não introduza qualquer texto, o […]
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14. Tabela de ordens

A janela Tabela de ordens fica aberta por defeito. Caso tal não aconteça após abrir o software de gestão de equipas ZePlanner pode aceder a esta vista através de  Ordens –> Tabela de ordens. É possível alterar a ordem das colunas da tabela de ordens de acordo com as suas preferências. Pressione e mantenha a tecla […]
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15. Estado da Ordem

Dependendo do que acontece a uma ordem, o sistema de gestão de pessoal ZePlanner atribui um determinado estado da ordem. Existem 4 tipos diferentes de estados: novo urgente desmarcado atribuído Estado novo Assim que uma ordem é introduzida, recebe o estatuto de «novo». Este é o tipo mais comum na tabela de ordens. Estado urgente A […]
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16. Definição do estado da ordem

A tabela de ordens proporciona a única possibilidade de alterar o estado da ordem manualmente. Para alterar um estado, clique numa ordem para a selecionar e clique com o botão direito do rato para abrir o menú de contexto. Selecione o estado que pretende atribuir à ordem a partir do menú de contexto. É possível […]
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17. Horário

O horário é o centro do programa de gestão de equipas ZePlanner. Não consiste apenas numa janela estática que mostra os colaboradores e as ordens, mas sim uma ferramenta muito flexível. É possível alterar aescala da tabela e a apresentação dos colaboradores de acordo com os seus requisitos individuais. De forma a oferecer um apoio […]
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18. Bandeja de entrada

A bandeja de entrada está modelada como área de transferência controlada pelas teclas Ctrl+C e Ctrl+V. A diferença essencial está na funcionalidade drag&drop, pela qual é possível deslocar ou copiar entradas ao arrastá-las da tabela de ordens ou do horário para a bandeja de entrada. Esta função também se pode fazer pela ordem inversa, da bandeja de […]
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19. Eventos

Os eventos diferem em alguns aspetos das tarefas. Eventos não podem ser arrastados. Eventos não podem ser redimensionados. Eventos não estão relacionados com uma ordem. Os eventos têm um carácter de longo prazo, razão pela qual foram concebidos de forma diferenciada das tarefas. No entanto, deste facto não advêm desvantagens na sua utilização. Crie os […]
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20. Incompatibilidades

Podem ocorrer incompatibilidades caso se introduza um evento para um colaborador quando já existirem entradas nesse(s) dia(s). Em tais casos, o ZePlanner emite um alerta para avisar caso essa alteração implique que as ordens existentes sejam apagadas. Caso não pretenda que tal aconteça, clique em Cancelar. No capítulo sobre o tratamento de  incompatibilidades  encontra mais informação sobre como […]
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21. Tarefas

Uma tarefa representa a ligação de uma ordem a uma entrada no horário, ou por outras palavras, a definição de cada entrada individual relativamente à hora e profisional em que serão executadas. O ZePlanner proporciona dois tipos de visualização das atribuições. Vista geral das atribuições Pode encontrar a lista global de atribuições no Menú de […]
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22. Tratamento de desmarcações

A atribuição de entradas apagadas não pode ser feita automaticamente uma vez que existem demasiados critérios a ter em conta. Um caso típico para se gerar uma incompatibilidade é a ausência inesperada de um colaborador. Por exemplo, o seu colaborador adoeceu e não pode trabalhar nas próximas 4 semanas. Ao criar o evento de «baixa […]
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23. Custo das ordens

A ferramenta de cálculo de custos ACalc permite a contabilização de custos relacionados com a gestão de pessoal, contribuição para o lucro, custos fixos e lucro. Pressione F3 ou aceda ao Menú de Ordens –> ACalc ou clique com o botão direito do rato na tabela de ordens. Pode ainda selecionar ACalc a partir do […]
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24. Ativação

Ao descarregar o ZePlanner – Staff Scheduling Software pode decidir que versão pretende testar: Zeplanner Easy ou Zeplanner Standard. Poderá usar estas duas versões com todas as suas funcionalidades durante 30 dias. Após este período, para continuar a usar o ZePlanner terá de adquirir a versão licenciada. Decorrido o período de teste, aparece-lhe uma janela após iniciar […]
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